～全部を片づけようとせず、今日動かす仕事を見える場所に置く～
こんにちは、CoreTerra（コアテラ）です。
今回は、やることはあるのに、どれから手をつけるか決まらない朝のお話です。
パソコンを開く。メールを見る。昨日のメモも見る。頭の中には、いくつもの仕事が浮かんでいます。
提案資料を直さないといけない。見積もりも送りたい。お客様への返信もある。請求まわりも気になっている。SNSや記事の更新も、そろそろ手をつけたい。
やることがないわけではありません。むしろ、やることはあります。
それなのに、最初の1つが決まらない。
メールを開いたり、ファイルを開いたり、昨日のメモを見返したりしているうちに、気づけば30分ほど経っている。何かはしているのに、仕事が始まった感じがしない。
こういう朝は、やる気がないから起きるわけではありません。多くの場合、仕事の数が多いことよりも、「今日動かす仕事」と「気になっているだけの仕事」が同じ場所に並んでいることで起きます。
CoreTerraは、仕事の状況や必要な情報を見えやすく整え、仕事と日常の質を上げる実務改善ブランドです。この記事では、朝の迷いを減らし、今日の最初の仕事を選びやすくする形を考えます。
■ この記事の要点
やることが多い朝に大切なのは、すべてを整理し切ることではありません。
– 頭に浮かんだ仕事を、まず外に出す
– 「今日必ず動かす仕事」と「気になっている仕事」を分ける
– 期限、相手への影響、必要な時間で見る
– 最初に始める仕事は、完了しやすさより「今日進める意味」で選ぶ
– 朝の段階では、1日分ではなく午前中の入口だけ決める
時間がないときは、「今日動かす仕事を3つだけ書く」だけでも十分です。
■ 朝の迷いは、仕事が多いことだけで起きるわけではない
たとえば、朝に次のような仕事が頭に浮かんでいるとします。
– A社への提案資料を直す
– B社に見積書を送る
– Cさんへメール返信する
– 昨日の打ち合わせメモを整理する
– 請求書の確認をする
– サイトの記事を少し進める
– AIで作った文章を直す
どれも大事に見えます。どれも放っておくと気になります。
この状態で「優先順位を決めよう」とすると、かえって迷いやすくなります。全部を比べようとするからです。
A社も大事。B社も大事。Cさんへの返信も早い方がいい。請求も後回しにしたくない。記事も止めたくない。
すると、仕事を選ぶ前に疲れてしまいます。
朝に必要なのは、すべての仕事の正しい順番を決めることではありません。まず必要なのは、今日動かす仕事と、今日の朝に考えなくてよい仕事を分けることです。
■ 「気になる仕事」と「今日動かす仕事」を分ける
朝の時点で頭に浮かぶ仕事には、2種類あります。
1つ目は、今日実際に動かす必要がある仕事です。
たとえば、今日中に送る見積書、相手の作業が止まっている返信、午前中に仕上げないと午後の打ち合わせに間に合わない資料などです。
2つ目は、気になっているけれど、今日の朝すぐ動かさなくてもよい仕事です。
たとえば、そろそろ直したいページ、いつか整理したいメモ、来週までに考えればよい新しい案、時間があれば進めたい発信などです。
どちらも大切です。ただ、朝に同じ場所へ並べると、すべてが同じ重さに見えてしまいます。
まず、紙でもメモアプリでもよいので、次のように分けます。
今日動かす仕事：
– B社の見積書を送る
– A社の提案資料を2ページ修正する
– Cさんへ確認事項を返信する
気になっている仕事：
– 昨日の打ち合わせメモを整理する
– サイトの記事を少し進める
– AIで作った文章を見直す
これだけで、朝の景色が少し変わります。
気になっている仕事を消す必要はありません。ただ、今日の朝にすぐ手をつけるものとは別の場所へ置きます。
■ 3つの質問で、今日動かす仕事を選ぶ
仕事を選ぶときに、気分だけで決めようとすると迷いやすくなります。そこで、次の3つだけ見ます。
1. 今日遅れると、誰かが困るか
お客様、外注先、スタッフ、自分の午後の予定など、誰かの次の行動が止まるものは先に見ます。
例:
– 見積書を送らないと、お客様が検討できない
– 確認事項を返さないと、外注先が作業に入れない
– 午後の打ち合わせ資料を直さないと、話が進めにくい
2. 今日中に終わらなくても、少し進める意味があるか
大きい仕事ほど、完了できないから後回しになりがちです。
でも、提案資料や記事作成、サービス案の整理のような仕事は、今日少し進めることで明日が楽になります。
「終わるかどうか」だけでなく、「今日少し動かす意味があるか」を見ます。
3. どのくらい時間がかかりそうか
5分で終わる返信と、90分かかる提案資料を同じように並べると迷います。
短いものを先に片づける日もあれば、重いものを朝一番に進めた方がよい日もあります。大事なのは、時間の大きさを見ずに始めないことです。
B社見積書：20分、今日送る必要あり
A社提案資料：60分、午後までに2ページ修正
Cさん返信：5分、相手の確認待ち
記事作成：45分、今日でなくてもよい
このように並べると、順番が見えやすくなります。
■ 朝は「1日の予定」ではなく「午前中の入口」を決める
朝から1日を完璧に組もうとすると、途中で問い合わせが入っただけで崩れます。
そのため、最初は午前中の入口だけ決めます。
9:00-9:05 Cさんへ返信
9:10-10:10 A社提案資料を2ページ修正
10:15-10:35 B社見積書を送る
予定表を細かく作る必要はありません。大切なのは、「最初に何を開くか」「次にどこまで進めるか」が見えていることです。
午前中の入口が決まると、朝の迷いが減ります。仕事を始める前の空回りが短くなります。
また、次の仕事との間に少し余白を入れておくと、思ったより時間がかかったときや、急な問い合わせが入ったときにも立て直しやすくなります。
■ ケースで考える
ケース1：見積もり、提案資料、返信が全部気になる朝
この場合は、相手の次の行動が止まっているものから見ます。
1. Cさんへ確認事項を返信する
2. B社の見積書を送る
3. A社の提案資料を2ページだけ直す
返信を終えたあと、見積書へ移ります。提案資料は全部仕上げようとせず、今日直すページを先に決めます。
ケース2：新サービスの案を考えたいのに、事務作業も残っている朝
新サービスの案は大事ですが、考える仕事は広がりやすいです。先に短い事務作業を終えるか、逆に時間を区切って考えるかを決めます。
9:00-9:20 請求書の確認
9:25-10:25 新サービス案を3つだけ書く
10:30以降 メール確認
「新サービス案を考える」ではなく、「3つだけ書く」と終わりを決めると始めやすくなります。
ケース3：昨日の続きも、今日の連絡も、どちらも気になる朝
昨日の続きに戻りたい気持ちと、今日届いた連絡を見なければという気持ちがぶつかることがあります。
このときは、今日の連絡を全部見るのではなく、相手を待たせているものだけ確認します。
先に見る：相手の作業が止まる返信
あとで見る：情報収集、参考資料、急ぎではない相談
戻る仕事：昨日の提案資料、結論部分から再開
朝の最初にメール全部を深く読むと、1日が他人の予定から始まりやすくなります。
■ うまくいかなくなりやすい方法
頭の中だけで順番を決めようとする
考えている間に、別の仕事が思い浮かびます。まず外に出します。
すぐ終わる仕事だけを先に全部やる
短い仕事だけで午前中が終わることがあります。短い仕事のあとに、今日進めたい重い仕事を1つ入れます。
大事な仕事を「少しだけ」で終わらせる
少し手を付けただけで進めた気になっても、肝心なところが残ることがあります。15分でもよいので、先に時間を確保し、どこまで進めるかを決めます。
すべてを同じメモに並べる
今日動かす仕事と、気になっている仕事を分けます。同じ場所に置くと、全部が今日の仕事に見えます。
■ 今日からできる小さな一歩
明日の朝、仕事を始める前に、次の形で3つだけ書いてみてください。
今日動かす仕事：
1.
2.
3.
気になっているが、今すぐではない仕事：
–
–
次に、今日動かす仕事の横に、必要な時間をざっくり書きます。
1. Cさんへ返信する 5分
2. B社の見積書を送る 20分
3. A社の提案資料を2ページ直す 60分
ここまでできれば、朝の最初に開くものが決まります。
■ 仕事を始める前の迷いを、少し短くする
やることがあるのに始められない朝は、能力ややる気の問題とは限りません。
今日動かす仕事、気になっている仕事、相手を待たせている仕事、時間がかかる仕事。これらが頭の中で一緒になると、最初の1つが選びにくくなります。
全部を片づける日ではなく、今日動かす仕事を選ぶ日。そう考えるだけで、朝の入り方は変わります。
朝の時点で仕事の情報や予定が散らばり、何から始めればよいか見えにくいときは、株式会社Onestep1（CoreTerra運営会社）が提供する無料の情報管理セルフチェックも参考になります。今の情報の置き場所や、仕事を把握しやすい状態になっているかをご自身で確認できます。
【CoreTerraについて】
CoreTerraは、仕事の土台を整え、仕事と日常の質を上げるための実務改善ブランドで、株式会社Onestep1が運営しています。
忙しい日々の中で見えにくくなりがちな「物事の把握」「進捗の見える化」「情報の整理」を、シンプルにわかりやすく整え、仕事の中で自然に活かせる形にしていきます。
【運営会社：株式会社Onestep1】
この記事の内容は、YouTubeでも音声でお聞きいただけます。
